Suzan Oudejans, Mark Bench: “Een goede introductie is het halve werk”

Over Mark Bench

Mark BenchSuzan Oudejans en Masha Spits van Mark Bench helpen zorgorganisaties bij het verbeteren van uitkomsten. Ze zijn expert in Routine Outcome Monitoring (ROM) in de GGZ en de verslavingszorg. Mark Bench ondersteunt organisaties daarnaast ook met de uitvoering van praktijkgericht onderzoek: óf iets werkt, wát werkt en hoe dat het beste vastgesteld kan worden. Of het nu gaat om statistische berekeningen of simpele frequentietabellen, een heldere vertaling naar het gebruik in de praktijk is het einddoel.

In een serie blogs vertelt Mark Bench je meer over Routine Outcome Monitoring (ROM). Met ROM ontvangen zorgverlener en cliënt via vragenlijsten direct feedback over de behandeling. Dat leidt tot meer succesvolle én meer passende behandelingen.


Een goede introductie is het halve werk
Suzan Oudejans, Mark Bench

Tijdens presentaties en trainingen hadden we het al eens van cliënten gehoord, maar toen ik zelf hulp kreeg bij de GGZ en er als cliënt mee te maken kreeg, drong het pas echt tot me door. Hoe jammer en raar is het eigenlijk als ROM (Routine Outcome Monitoring) niet goed wordt geïntroduceerd.

Bij de start van mijn behandeling was het eerste uur ingeruimd om vragenlijsten in te vullen. “Voor onderzoek en voor de verzekeraar”, kreeg ik te horen. Ik vulde een stuk of zes vragenlijsten in. Over angst, depressie, functioneren. Best intieme en persoonlijke vragen. Er werd bijvoorbeeld gevraagd of ik zelfmoordgedachten had, of een bevredigend seksleven.

Op de vraag van wie en wanneer ik wat zou horen over de resultaten van de vragenlijsten moest de psycholoog het antwoord schuldig blijven. Ze zou het navragen, maar ik heb er niks meer over gehoord.

Een goed begin is het halve werk. Een goede introductie van ROM dus ook. Maar het is, wat we ook horen van hulpverleners, niet altijd makkelijk om helder te hebben wat je nu precies moet vertellen in de korte tijd die je hebt. Daarover wil ik je graag meer vertellen.

 

Wat is belangrijk en welke tips zijn er voor een goede introductie aan je cliënt?
Grofweg zijn dat vier onderwerpen: hoe gaat ROM in zijn werk, waarom überhaupt vragenlijsten, waarvoor worden de resultaten gebruikt, en wie heeft inzage in de resultaten?

In deze blog ga ik dieper op deze vier onderwerpen in én geef ik je nog drie waardevolle tips die je verder kunnen helpen.

 

Hoe gaat ROM in zijn werk?
Dit verschilt per organisatie of praktijk. Ik ga er daarbij van uit dat je ook tussentijdse metingen doet. Is dit niet zo? Dan nodig ik je bij deze uit om daar mee te beginnen.

In grote lijnen ziet het er als volgt uit. Tijdens de behandeling vult de cliënt periodiek (bijvoorbeeld elke sessie, week of maand) een vragenlijst, meestal over klachten of symptomen. In de sessie die volgt op het invullen van de vragenlijsten worden de resultaten besproken en worden er –mede op basis van de resultaten uit de vragenlijsten- gezamenlijk besluiten genomen. Sommige praktijken of organisaties sturen na afsluiting van de behandeling een laatste vragenlijst om het eindresultaat van de behandeling mee vast te stellen.

 

Waarom vragenlijsten?
Tja, waarom eigenlijk? Hulpverleners zijn feilbaar, net zoals iedereen. Het is bekend dat ze soms behandelresultaten overschatten of belangrijke onderwerpen missen. Ook cliënten vertellen niet altijd alles: uit schroom, of gewoon omdat ze er niet aan denken dat een onderwerp relevant kan zijn voor de behandeling. Resultaten uit de vragenlijsten ondervangen dat. Het geeft een gestructureerd beeld over onderwerpen die in het leven van cliënten spelen. Dit geeft ook de cliënt een compleet beeld van hoe het ervoor staat bij haar of hem: aan het begin, tussentijds en aan het einde van het behandeltraject.

 

Waarvoor worden de resultaten gebruikt?
De resultaten worden gebruikt om een beeld te krijgen van de beginsituatie, maar ook om te kijken hoe de behandeling vordert, of dit volgens cliënt en hulpverlener voldoende is, en of er aanleiding is voor actie, verandering of beëindiging van de behandeling. Tevens worden resultaten van de vragenlijsten binnen veel organisaties gebruikt voor onderzoek en kwaliteitsbeleid, en eventueel naar externe partijen, ter verantwoording.

 

Wie heeft inzage in de resultaten?
Dit kan een lastige zijn, want onze ervaring is dat dit voor hulpverleners zelf niet altijd duidelijk is hoe dit geregeld is binnen de eigen organisatie (en daarbuiten ook vaak niet). Maar, de hulpverlener is vaak het belangrijkste contact van de cliënt met jouw organisatie! Dus is het belangrijk om hen volledig te informeren, en dat levert veel op.

Als de cliënt namelijk weet waarom en waartoe hij of zij vragenlijsten invult, zal deze eerder genegen zijn dat verderop in het traject ook nog te doen. En grote kans dat hij of zij je eraan herinnert de resultaten terug te koppelen of gaat vragen wanneer de volgende meting is. Juist de cliënt is nieuwsgierig naar de resultaten!

Binnen veel organisaties zijn zaken vastgelegd via beperkte toegang, rechten, geheimhoudingsplicht en het beroepsgeheim. Als de data worden gebruikt voor kwaliteitsinformatie, bijvoorbeeld aan het GGZ Dataportaal, dan dient de cliënt hier expliciet toestemming voor te geven. Zorg dat je voor jouw organisatie weet hoe dit in elkaar steekt en dat je een verhaal klaar hebt dat begrijpelijk is voor cliënten.

Meer weten? Praktisch handreikingen nodig? Ik hoop je met de onderstaande tips verder te helpen.

 

Tip 1
Vraag je cliënt wat hij of zij al weet en begrijpt over het invullen van vragenlijsten en het bespreken daarvan in de behandeling. Je krijgt dan een goed beeld van waar je wat over moet vertellen. Als een cliënt al veel weet, kun je het kort houden.

 

Tip 2
Vaak worden zaken beter begrepen en onthouden als informatie op meerdere manieren wordt aangeboden, bijvoorbeeld geschreven, afbeeldingen of video. Ga er niet vanuit dat het meesturen van een folder over ROM met de intakebrief afdoende is, maar wijs de cliënt er na de uitleg nog op (of geef de folder opnieuw mee).

 

Tip 3
Zorg dat je zelf een lijstje hebt met wat je cliënt moet weten, idealiter met een aantal voorbeeldteksten. Zeker in het begin kan het heel fijn zijn om de woorden als het ware klaar te hebben liggen. Voorbeelden zijn te vinden in ons boek ‘Snel succes met ROM’.

 

Lees meer

Wij stoppen binnenkort met de ondersteuning van de internetbrowser Internet Explorer

Waarom horen wij je denken? De internetbrowser Internet Explorer maakt gebruik van verouderde technologie waardoor veel beveiligingsfuncties niet worden ondersteund. Gebruik je deze browser nog, dan kan dit ook gevolgen hebben voor hoe een internetpagina die je bezoekt wordt weergegeven. Dit geldt ook voor het ROM-portaal dat je via je browser benaderd. Informatie kan dan bijvoorbeeld ontbreken. De prestatie van Internet Explorer is ook nog eens minder goed dan die van andere populaire webbrowsers zoals Chrome, Firefox en Edge.

Microsoft, de maker van Internet Explorer, heeft aangekondigd dat er na Internet Explorer 11 geen nieuwe versie meer wordt uitgebracht. Ze brengen alleen nog veiligheidsupdates uit. Alle moderne browsers ondersteunen bijvoorbeeld de laatste HTML-standaard zoals de richtlijnen dat voorschrijven. Maar Microsoft heeft met Internet Explorer daarin een alternatieve aanpak aangehouden.

Dit betekent niet dat het Qualiview Reflectum ROM-portaal niet meer functioneert, maar het kan wel voorkomen dat het niet meer optimaal werkt. Hierdoor kan je als gebruiker kleine en soms grotere verschillen zien en ervaren.

 

Binnenkort stoppen wij met de ondersteuning van Internet Explorer*
Wij vinden het belangrijk dat onze tools goed werken. Maar wij vinden het nóg belangrijker dat je voor het werken met het ROM-portaal gebruikmaakt van een webbrowser die veilig is en goed functioneert. Daarom hebben wij besloten om de ondersteuning van Internet Explorer voor onze producten en diensten uit te faseren.

Maak je gebruik van Internet Explorer als internetbrowser? Stap dan over naar een erkende en modern beveiligde browser, zoals Chrome, Firefox of Microsoft Edge.

* Wij ondersteunen de laatste versie van Internet Explorer (versie 11) tot en met 31 december 2019.

 

Heb je nog vragen?
We kunnen ons voorstellen dat je na het lezen van dit bericht nog vragen hebt. Stuur een e-mail met je vraag naar support.ggz@qualiview.nl of bel 0570-820 219.

Lees meer

Tip 3 & 4: zo zet je het Qualiview Reflectum ROM-portaal in voor je zorgorganisatie

Heb je het idee dat je nog niet alles uit het Qualiview Reflectum ROM-portaal haalt? Het versturen van een vragenlijst naar je cliënt is één, maar hoe maak je nou eenvoudige rapportages van niet-anonieme vragenlijsten of wat is de status van een verzonden vragenlijst?

Met de volgende twee praktische tips haal je meer uit het Qualiview Reflectum ROM-portaal.

Tip 3: Waarom lukt het versturen van een bericht niet en/of krijg je een foutmelding?

In de meest voorkomende gevallen is onder kenmerken BSN, Berichttype en / of het e-mailadres niet goed ingevuld. Deze gegevens zijn als volgt te controleren en aan te passen:

  1. Klik op kenmerken;
  2. Klik op persoonsgegevens;
  3. Controleer de gegevens en wijzig/vul aan waar nodig;
  4. Klik op opslaan;
  5. Verstuur het bericht opnieuw.

 

Let op: maak je gebruik van een EPD(-koppeling), dan moet je deze gegevens separaat ook aanpassen in het EPD.

 

Tip 4: Hoe maak ik zelf een rapportage?

Wil je in gesprek met je cliënt de gegevens liever uitgeprint hebben in plaats van deze op te zoeken in het systeem? Of wil je gegevens vastleggen in je Elektronisch Cliëntendossier (ECD)?

In het ROM-portaal is het mogelijk om zelf rapportages te maken. Bij de instellingen kun je aangeven welke informatie je in het rapport wilt hebben en welke informatie niet.

 

Om een rapport uit te maken volg je de volgende stappen:

  1. Ga naar het tabblad resultaten;
  2. Selecteer de gewenste vragenlijst;
  3. Kies voor rapportage;
  4. Klik op instellingen en de rapportage wordt gemaakt.

Let op:
Verschijnt er bij het afdrukken geen rapport? Dan komt dit mogelijk door een pop-up-blokkering die is ingesteld in je browser (bijv. Internet Explorer, Chrome). Geef je browser toestemming om pop-ups van QuestManager te accepteren en open het rapport nogmaals.

Lees meer

Wie is Qualizorg

Als gebruiker van het Qualiview Reflectum ROM-portaal ken je Qualizorg wel. Dat is de organisatie achter Qualiview. Maar wie is Qualizorg nu precies? We leggen het heel kort even uit.

We beginnen in 2016, in dat jaar neemt Qualizorg de activiteiten van Reflectum over. En dat doen we met een sterke missie. Met slimme oplossingen willen we de gezondheidszorg klantgerichter, transparanter en doelmatiger maken. Zodat kwalitatief goede zorg in de toekomst betaalbaar blijft.

 

Dataverzamelingstool én maatwerk
Om dat te bereiken hebben we ons gespecialiseerd in het verzamelen, beheren en inzichtelijk maken van kwaliteitsindicatoren in de gezondheidszorg. Dat levert betrouwbare data die waardevolle inzichten geven. Bijvoorbeeld waar je je dienstverlening kunt verbeteren en waar dingen efficiënter kunnen. Voor het uitvoeren van klantervaringsonderzoek hebben we het toonaangevende dataverzamelings- en analysetool Qualiview ontwikkeld. En daarnaast helpen we zorgorganisaties ook graag met geavanceerd maatwerk.

Niels Grit, algemeen directeur van Qualizorg: “Zorg beweegt, steeds meer. Het is een onderwerp dat iedereen raakt en waarover iedereen een mening heeft. Dit vraagt om een partij die dat snapt, luistert en verbindt.

 

Dataveiligheid is onze kracht
Omdat we ons hebben gespecialiseerd in het verzamelen en beheren van data, weten wij als geen ander hoe je daar uiterst zorgvuldig mee omgaat. Al vanaf het begin heeft dataveiligheid en privacy bij ons de hoogste prioriteit. En we voldoen niet alleen zelf volledig aan de wet- en regelgeving op dat gebied, we helpen ook onze klanten om daaraan te voldoen. Het resultaat is dat al meer dan 9.500 zorgorganisaties met Qualiview werken en dat we inmiddels marktleider zijn.

 

We helpen je graag
Natuurlijk zijn we er voor je, zodat jij het maximale uit het ROM-portaal kunt halen. Heb je vragen? Dan staat onze helpdesk graag voor je klaar.

 

Facts & Figures

  • 30 medewerkers
  • 17 zorgmarkten
  • 9.500 zorgorganisaties
  • 45.000 zorgverleners
  • 3.000.000 patiënten

Lees meer

Tip 1 & 2: Zo zet je het Qualiview Reflectum ROM-portaal in voor je zorgorganisatie  

Heb je het idee dat je nog niet alles uit het Qualiview Reflectum ROM-portaal haalt? Het versturen van een vragenlijst naar je cliënt is één, maar hoe maak je nou eenvoudige rapportages van niet-anonieme vragenlijsten of wat is de status van een verzonden vragenlijst?

Met de volgende twee praktische tips haal je meer uit het Qualiview Reflectum ROM-portaal.

 

Tip 1: Hoe kun je de verzending van vragenlijsten naar cliënten controleren?

Het komt weleens voor dat een cliënt aangeeft dat hij of zij geen vragenlijst heeft ontvangen. Of je de vragenlijst wel of niet hebt verstuurd kun je als volgt controleren:

  1. Open het ROM-portaal:
  2. Klik op ‘Kenmerken’
  3. Klik op ‘Berichtenlog’

 

In dit overzicht vind je alle door jou verzonden vragenlijsten terug. Je ziet hierbij ook aan welke cliënt een vragenlijst is verzonden en naar welk e-mailadres.

 

De vragenlijst opnieuw versturen:
Is de vragenlijst al verzonden, maar wil je deze opnieuw versturen naar je cliënt? Selecteer dan de gewenste vragenlijst en klik vervolgens op opnieuw inplannen.

 

Tip 2: Hoe kun je je cliënt de vragenlijst in je praktijk laten invullen (in plaats van e-mailen)

Wil je een cliënt vragen om de vragenlijst in je praktijk in te vullen in plaats van deze te versturen via e-mail? Volg dan de volgende stappen:

  1. Vragenlijst plannen
  2. Vragenlijst selecteren
  3. Klik op afname
  4. Kies gewenste afname

Je hebt nu de keuze uit vier afnamevormen:

1) Terminal:
Afname van de vragenlijst via een beveiligde omgeving in het ROM-portaal. De cliënt of derde heeft na het invullen van de vragenlijst geen toegang tot het portaal en kan niet in zijn/haar dossier komen. Let op: de cliënt heeft wel toegang tot de computer of het device waarop hij/zij de vragenlijst invult.

2) Cliënt/derde:
Afname van de vragenlijst in het ROM-portaal zonder dat de cliënt/derde een wachtwoord nodig heeft. Na het afnemen van de vragenlijst wordt de naam van de cliënt of derde bij resultaten weergegeven. Let op: na het afnemen van de vragenlijst heeft de cliënt/derde toegang tot zijn dossier in het ROM-portaal. Blijf hierbij dus aanwezig.

3) Behandelaar:
Afname van een vragenlijst door de behandelaar over de cliënt. Deze vragenlijst vul je als behandelaar zelf in.

4) Verkorte invoer:
Wanneer je de vragenlijst eerder al op papier hebt afgenomen, dan kun je deze hier invoeren in het ROM-portaal. Je kunt de vragenlijst achteraf antidateren. Bij het toevoegen van de vragenlijst in het menu vragenlijstbeheer hoef je deze datum nog niet in te vullen.

Lees meer

Vooraankondiging aanleveren ROM-data aan SVR

In eerdere nieuwsberichten vanaf 30 maart 2017 hebben we aangegeven dat we de aanlevering aan SBG via de SVR tijdelijk hebben opgeschort. Dit betekent dat ROM-data van psychotherapeuten en psychologen door ons niet wordt doorgeleverd, tenzij er bij ons is aangegeven dat wij de gegevens wel moeten doorleveren.

In overleg met InfinitCare, die de Trusted Third Party (TTP) aanlevering richting de SBG operationeel regelt, wordt momenteel beoordeeld of en wanneer de ROM-data voor alle individuele- en groepspraktijken weer automatisch zal worden aangeleverd bij de TTP. Op dit moment zijn daarover nog niet alle details bekend, maar het ziet ernaar uit dat we vanaf november 2017 data zullen gaan aanleveren. Praktijken kunnen vervolgens bij de SVR aangeven of ze het aanleveren van ROM-gegevens verder willen opschorten.

Vooralsnog betreft het alleen een aankondiging. Wij zullen je in de komende periode op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen en de voortgang.

Lees meer

Update CQi GGZ-VZ en HoNOS vragenlijst Qualiview Reflectum ROM-portaal

Binnen het Qualiview Reflectum ROM-portaal voor vrijgevestigde psychotherapeuten en psychologen is op 1 juni 2017 een herziene versie van de CQi vragenlijst, de GGZ-VZ (Ambulant), opgenomen. Op 1 november 2017 wordt ook de HoNOS vragenlijst vervangen door een nieuwe versie.

CQi vragenlijsten in het Qualiview Reflectum ROM-portaal
Om cliënttevredenheid te meten gebruiken vrijgevestigde psychotherapeuten en psychologen de CQi vragenlijst binnen het Qualiview Reflectum ROM-portaal. Op 1 juni 2017 is hierin een herziene versie GGZ-VZ (Ambulant) opgenomen. Bij deze nieuwe herziene versie wordt vooraf een betere routingsvraag gesteld. Wanneer de cliënt bij aanvang van de vragenlijst kiest voor ‘anoniem’ of ‘niet-anoniem’ krijgt de cliënt vervolgens automatisch de juiste vragen.

Bovendien is de anonieme versie van de vragenlijst verbeterd. Hierdoor heeft de behandelaar geen inzicht meer in de anonieme antwoorden, maar wordt nu wel de eindscore getoond in het totaaloverzicht.

De oude CQi vragenlijst wordt binnenkort uit het systeem gehaald. Heb je de vorige CQi vragenlijst al klaargezet om uit te sturen, dan adviseren we je om deze voor 30 oktober 2017 nog te versturen.

Nieuwe HoNOS vragenlijst in het Qualiview Reflectum ROM-portaal
Op 1 november 2017 komt een nieuwe versie van de HoNOS vragenlijst beschikbaar in het Qualiview Reflectum ROM-portaal. Deze vragenlijst, met de naamgeving *HoNOS(NEW), bevat de nieuwste scoring zoals vastgesteld door de uitgever. Omdat deze lijst niet als nieuwe versie, maar als nieuwe lijst wordt toegevoegd zijn de huidige en de nieuwe HoNOS vragenlijst niet binnen één cliënt met elkaar te vergelijken.

Per 1 november 2017 zal de oude HoNOS vragenlijst niet meer te gebruiken zijn binnen het ROM-portaal.

Lees meer

Nieuwe koppeling James Software met Qualiview Reflectum ROM-portaal

Tussen James Software en het Qualiview Reflectum ROM-portaal is een koppeling gerealiseerd. Dat houdt in dat de gebruikers van James Software en van het Qualiview Reflectum ROM-portaal beide systemen met elkaar kunnen verbinden.
De voordelen van deze koppeling zijn:

  1. Eén systeem met brongegevens van de cliënt: het EPD van James Software.
  2. Het ROM-portaal volgt de aanpassingen van de cliëntgegevens vanuit het EPD volautomatisch
  3. De cliëntgegevens uit beide systemen verschillen daardoor niet meer

Wil je ook gebruik maken van deze koppeling? Vraag de koppeling aan door het het formulier op onze website in te vullen en wij maken dit voor je in orde.

Lees meer

Uitspraak in kort geding over registratie ROM-gegevens

De voorzieningenrechter deed vorige week uitspraak in een kort geding om vast te stellen of de Stichting Benchmark GGZ (SBG) bij de registratie van ROM-gegevens dient te voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De rechter oordeelt dat in deze zaak niet vastgesteld kan worden dat de gegevens onder de WBP vallen. De rechter stelt ook dat voor een definitief oordeel diepgaander onderzoek nodig is.

Eisende partijen stellen dat in de gegevensregistratie niet wordt voldaan aan de WBP; met het kort geding wilden zij SBG laten stoppen met de huidige vorm van registreren. SBG vindt dat de gegevens die zij verwerkt niet onder de WBP vallen, omdat ze niet tot individuele personen herleidbaar zijn.

Zoals afgesproken en aangekondigd, buigen alle betrokken veldpartijen, waaronder de LVVP, zich eind augustus gezamenlijk over de precieze betekenis van de rechterlijke uitspraak en de gevolgen voor de werkwijze, randvoorwaarden en doorontwikkeling van ROM.

Wordt vervolgd.

Bron: website LVVP

Lees meer

Stichting Benchmark GGZ (SBG) mag evaluaties patiënten gebruiken

Stichting Benchmark GGZ (SBG) mag geanonimiseerde evaluaties van patiënten blijven gebruiken om de kwaliteit van zorginstellingen te vergelijken. Dat heeft de Rechtbank van Utrecht woensdag 2 augustus 2017 bepaald. De uitspraak zorgt voor een belangrijk kader voor de strenge Wet bescherming persoonsgegevens.

Nadat de Autoriteit Persoonsgegevens oordeelde dat de SBG gegevens niet anonimiseert, spanden twee zorgkoepels een zaak tegen SBG aan. De Routine Outcome Monitoring (ROM) evaluatielijsten bevatten zeer persoonlijke vragen. De zorgkoepels menen dat deze bedoeld zijn voor het optimaliseren van de behandeling en niet voor het vergelijken van zorgaanbieders.

Volgens de rechter is evenwel niet aannemelijk gemaakt dat de verwerking van de ROM’s door de SBG onder de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) of de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) valt. De Wbp zorgt er onder meer voor dat bedrijven hoge boetes kunnen krijgen als ze niet zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan.

 

ROM ingevoerd voor benchmarkgegevens
Minister Schippers (Volksgezondheid, Welzijn en Sport) liet na kritiek van de oppositiepartijen in maart 2017 weten dat ze openstaat voor een alternatief, maar dat de ROM-methodiek wel degelijk op grote schaal is ingevoerd om benchmarkgegevens centraal te verzamelen en de aanlevering daarvan te verbeteren. Ook heeft ze benadrukt dat de SBG niet namens de zorgverzekeraars optreedt. De SBG is een Trusted Third Party. Zorgaanbieders leveren aan de SBG meer bestuurders (vier) dan de verzekeraars (drie). De verzekeraars hebben zelf geen toegang tot de ROM’s

 

Belangrijke uitspraak
De uitspraak zorgt ervoor dat het begrip ’persoonsgegevens’ niet verder wordt opgerekt. De uitspraak leidt tot opluchting in de zorg. Maar bijvoorbeeld ook in de media-industrie, dat op internet gepersonaliseerde advertenties wil blijven kunnen tonen, zonder dat de adverteerder weet wie hij precies bereikt.

In deze gevallen geldt dat er wel gegevens over de bezoeker verzameld moeten worden. Wanneer de SBG of adverteerders wel kunnen achterhalen van wie de verzamelde gegevens zijn, dan is vooraf uitdrukkelijke toestemming van de persoon nodig.

—-

Rob Goossens, De Telegraaf (2017). Zorg mag evaluaties patiënten delen. Geraadpleegd op 6 augustus 2017. http://www.telegraaf.nl/dft/28834279/__Zorg_mag_evaluaties_patienten_delen__.html

Lees meer